Die Vorbereitung und Beglaubigung Ihrer akademischen Unterlagen ist einer der wichtigsten – und oft auch verwirrendsten – Schritte bei der Bewerbung an deutschen Universitäten. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie mit Transcripts, Diplomen, Beglaubigungen, beglaubigten Kopien, Übersetzungen und APS-bezogenen Dokumenten umgehen. Außerdem werden häufige Fehler erläutert, die zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen.
Was deutsche Universitäten erwarten
Deutsche Universitäten verlangen, dass Ihre Dokumente:
•vollständig sind (nichts fehlt)
•offiziell sind (von Ihrer Institution ausgestellt)
•beglaubigt sind (ordnungsgemäß gestempelt oder bestätigt)
•übersetzt sind (falls nicht auf Englisch oder Deutsch)
•digital gut lesbar sind (Scans müssen klar erkennbar sein)
Bewerbungen werden häufig allein deshalb abgelehnt, weil Studierende unklare oder nicht beglaubigte Dokumente hochladen.
Transcripts: Was enthalten sein muss
Ihr Transcript sollte klar enthalten:
•Kursbezeichnungen
•Credits oder Unterrichtsstunden
•Noten
•Notenskala (sehr wichtig)
•offizieller Stempel und Unterschrift
•Ausstellungsdatum
Wenn Ihr Transcript keine Notenskala enthält, laden Sie diese separat hoch oder fordern Sie sie bei Ihrer Universität an.
Vorläufige Transcripts (für Master-Bewerber)
Wenn Sie noch nicht abgeschlossen haben, reichen Sie ein:
•das aktuellste Transcript
•eine Immatrikulationsbescheinigung
•das voraussichtliche Abschlussdatum
Die meisten Universitäten akzeptieren Bewerbungen bereits vor dem endgültigen Abschluss.
Diplome und Abschlusszeugnisse
Möglicherweise müssen Sie hochladen:
•Bachelorurkunde (für Master-Bewerber)
•Schulabschlusszeugnis (für Bachelor-Bewerber)
•Bestätigungsschreiben über den Abschluss (falls das Diplom noch nicht ausgestellt wurde)
Tipp:
Wenn Ihr Diplom erst nach der Bewerbungsfrist ausgestellt wird, laden Sie eine offizielle Bescheinigung hoch, die Ihren Abschlussstatus bestätigt.
Beglaubigte Kopien
Deutschland verlangt häufig beglaubigte Kopien Ihrer Dokumente.
Eine beglaubigte Kopie ist eine Fotokopie, die von einer offiziellen Stelle gestempelt wurde und bestätigt, dass sie mit dem Original übereinstimmt.
Anerkannte Stellen sind:
•die Verwaltung Ihrer Universität
•kommunale Behörden (Bürgeramt)
•deutsche Botschaft oder Konsulat
•vereidigte Übersetzer (in einigen Fällen)
Nicht akzeptiert werden:
•selbst erstellte Stempel
•Bescheinigungen von inoffiziellen Stellen
•nicht beglaubigte Farbschans
Die meisten Universitäten akzeptieren digitale beglaubigte Kopien für die Online-Bewerbung und verlangen Papieroriginale erst nach der Zulassung.
Übersetzungen
Wenn Ihre Dokumente nicht auf Deutsch oder Englisch vorliegen, müssen Sie beglaubigte Übersetzungen einreichen.
Übersetzungen müssen erstellt werden von:
•vereidigten Übersetzern
•offiziellen Übersetzungsbüros
Vermeiden Sie:
•maschinelle Übersetzungen
•Selbstübersetzungen
•nicht überprüfte Übersetzungsunternehmen
Sie müssen hochladen:
•das Originaldokument
•die beglaubigte Übersetzung
Beide Dokumente müssen zusammen eingereicht werden.
Notarielle Beglaubigung vs. Beglaubigung
Viele Studierende verwechseln diese Begriffe:
Beglaubigung (Beglaubigung)
Bestätigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt.
Wird für Transcripts, Diplome und Zeugnisse verwendet.
Notarielle Beglaubigung (Notarielle Beglaubigung)
Eine formellere Art der Beglaubigung, die von einem Notar durchgeführt wird.
Nur erforderlich, wenn die Universität dies ausdrücklich verlangt.
Die meisten Bewerbungen erfordern eine Beglaubigung, nicht eine notarielle Beglaubigung.
APS-bezogene Dokumentationsanforderungen
Für Bewerber aus Ländern, die APS benötigen (z. B. China, Vietnam, Indien):
•Ihr APS-Zertifikat muss hochgeladen werden
•APS kann während der Prüfung Originaldokumente verlangen
•APS-Übersetzungen müssen den APS-Regeln folgen, nicht nur den Universitätsregeln
Wichtiger Unterschied:
APS-Uploads und Uni-Assist-Uploads sind getrennte Prozesse – Sie müssen die Anforderungen beider Systeme erfüllen.
Dateiformat für die Online-Einreichung
Universitäten und Uni-Assist lehnen Dokumente häufig aus technischen Gründen ab.
Befolgen Sie diese Regeln:
•laden Sie nur PDF-Dateien hoch (kein JPG, außer wenn ausdrücklich erlaubt)
•verwenden Sie klare Dateinamen (z. B. „Bachelor_Transcript.pdf“)
•vermeiden Sie mehrschichtige oder passwortgeschützte PDFs
•halten Sie die Dateigröße angemessen (1–3 MB pro Datei)
•stellen Sie sicher, dass jede Seite korrekt ausgerichtet und gut lesbar ist
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler führen am häufigsten zu Ablehnungen:
•Hochladen von Übersetzungen ohne das Originaldokument
•unvollständige Transcripts (fehlende Stempel oder Unterschriften)
•abweichende Namen zwischen Dokumenten und Reisepass
•unklare oder verschwommene Scans
•Hochladen von Fotos, die mit dem Handy aufgenommen wurden, statt ordentlicher Scans
•fehlende Notenskalen
•Verwendung inoffizieller Übersetzungen
•Einreichen abgelaufener oder veralteter Dokumente
Wenn etwas informell oder nicht überprüfbar wirkt, können deutsche Zulassungsstellen Ihre Bewerbung ablehnen.
Weiterführende Informationen
Zusammenfassung
Um Ihre Transcripts und Zeugnisse korrekt für Bewerbungen an deutschen Universitäten vorzubereiten:
•besorgen Sie offizielle Transcripts mit Stempel und Notenskala
•lassen Sie Kopien von anerkannten Stellen beglaubigen
•reichen Sie beglaubigte Übersetzungen ein
•befolgen Sie die Regeln für digitale Uploads
•fügen Sie APS-Dokumente hinzu, falls erforderlich
•vermeiden Sie inoffizielle oder qualitativ minderwertige Dokumente
Eine korrekte Dokumentation sorgt für eine reibungslose Bearbeitung sowohl bei Uni-Assist als auch bei direkten Bewerbungen und hilft Ihnen, unnötige Verzögerungen oder Ablehnungen zu vermeiden.
